Si no hay conciencia
en la necesidad de la calidad sobre la velocidad o facilidad de uso para el
usuario, es probable que el sistema de información quede produciendo a altas
velocidades cifras irrelevantes que ocasionen errores en las decisiones.
Ya está comprobado que contamos con suficientes herramientas para
obtener información, almacenarla, procesarla y presentar sus resultados. Sin
embargo la disponibilidad de la tecnología y la facilidad de acopio y
procesamiento nos hacen olvidar un poco en temas de calidad de la misma
información. Nos concentramos tanto en el conseguir y procesar y dejamos un
poco de lado la calidad de la información que estamos obteniendo.
Los datos que recopilamos sufren varias transformaciones dese el momento que se
obtiene hasta el momento que se presenta para toma de decisiones. Por lo
general los datos se capturan, se almacenan, se procesa, y se presenta el
resultado como información. Existen algunas herramientas que pueden facilitar
garantizar la calidad de la misma, pero también se requiere conciencia en quien
está trabajando con la información de la importancia de la fidelidad de la
misma.
El manejo de la calidad de la información se da desde la captura de la misma.
En la captura de los datos se ha trabajado enormemente en funcionalidad de
validación, que permita al sistema ayudar en la revisión de la validez de los
datos que se están incorporando al sistema. De la misma manera hay dispositivos
que capturan en forma “automática” los datos de las transacciones.
Los lectores de códigos de barras, por ejemplo, es una de estas herramientas
muy útiles en la captura fiel de la información, sin embargo para garantizar la
calidad de la información, se le debe “ayudar” tanto garantizando que los
productos o documentos a escanear están bien etiquetados, y además que en el
proceso de toma de información, solo se utiliza el escáner.
Es común en un almacén, que la cajera en aras de “agilidad” pase cuatro cajas
aparentemente del mismo precio (cuatro chocolates, o cuatro cajas de gelatina
por ejemplo) marcando un cuatro en el teclado de la registradora y luego
seleccionando el código del producto con la pistola o el escáner de la mesa.
Esto desconoce la posibilidad de almacenar o dar de baja productos por color o
por sabor, generando un error grave en la captura de la información, y por ende
en lo que de ahí se desprenderá.
Sin embargo si el operario no tiene un claro entendimiento de lo importante de
la fidelidad de la información, es probable que el problema de calidad no esté
en la tecnología sino en las políticas para el manejo de los datos.
Por otro lado, si hay herramientas que permiten validar de cierto modo la
información. Es mucho más confiable que se seleccione el nombre de un país o
una ciudad, que se tenga que digitar. Pero también es fácil seleccionar un país
encima o debajo del que realmente es. Se hace entonces necesario también
efectuar cruces en la toma de la información, para que cruzando por ejemplo,
con otra información que se digite se pueda validar errores en la información.
El almacenamiento de la información debe hacerse en forma celosa, impidiendo
que la información sea manipulada por elementos que no dejen rastro de dicha
manipulación. Es muy importante que si se van a modificar ciertos datos, quede
registro de esta modificación para luego, en caso que sea necesario, se pueda
recurrir a la información base.
En muchas ocasiones hay que ajustar información tomada en la fuente,
corrigiendo errores de entrada, o simplemente consolidando información para que
Calle, Cl, y Clle reflejen todas Calle en una dirección física. Estos cambios
deben quedar también registrados, porque en esta manipulación también se puede
incurrir en errores.
Adicionalmente debemos tener cuidado con información adicional que permita
identificar de cuándo es la información almacenada, a qué períodos corresponde
para poderla usar en análisis de tendencias y comparativa. El número por si
solo no sirve mucho si no se sabe a qué corresponde y de cuando es.
Por último está el proceso de consolidación y presentación de información
gerencial, o de consulta, o reportes, a partir de la información capturada y
almacenada. Si los dos primeros pasos no se cuidan celosamente, el nivel de
confiabilidad sobre la información producida será menor al deseado.
El proceso de producción de información también debe ser auditable para
identificar que tanto las fuentes como los resultados realmente obedecen a los
criterios para establecer la información final. Que el concepto de Ventas sea
claro para todos, no que para unos sea la inclusión de pedidos en el sistema, y
para otros sea los pedidos ya facturados únicamente.
Afortunadamente el factor de Calidad se puede y se debe diseñar mediante la
implementación de procesamiento automático de información, establecimiento de
seguridades a diferentes niveles, y la audibilidad de las actividades,
específicamente identificando quién hizo qué, cuándo y desde donde.
Las bases de datos actualmente proveen herramientas como la integridad
referencial, sin embargo si no hay conciencia en la necesidad de la calidad
sobre la velocidad o facilidad de uso para el usuario, es probable que el
sistema de información quede produciendo a altas velocidades cifras
irrelevantes que ocasionen errores en las decisiones
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